Digital document control automation in shipping

Особенность менеджмента в судоходной компании состоит в территориальной удаленности объектов управления (судов) от офиса компаний. Для того чтобы управление удаленными объектами было эффективным, должен быть организован оперативный обмен информацией между судами и офисом. Только в этом случае офис (и суда) смогут адекватно реагировать на происходящие ситуации и быстро вырабатывать решения.
Использование информационных систем стало неотъемлемой составляющей деятельности судоходных компаний. Стоимость таких систем достаточно высока, и не все они позволяют автоматизировать отправку большого количества однотипных электронных писем. Специально для этих целей можно использовать массовые рассылки, осуществляемые с помощью почтовых программ. В качестве примера рассматривается массовая рассылка средствами программы The Bat!. Эта программа предоставляет следующие возможности: создавать быстрые шаблоны с текстом документа; использовать макросы в шаблонах для персонализации писем с использованием информации из различных источников; импорта и экспорта адресной книги.
При массовой рассылке на суда электронных писем, например, обновлений документов SMS (Safety management system), следует подготовить информацию, которая будет включена в электронное письмо: названия судов, электронные адреса, фамилии и имена ответственных лиц, их должности и др.
В данной почтовой программе предусмотрена возможность импорта данных из файла с расширением .csv в адресную книгу. Для импорта в почтовую программу больших объемов данных их удобно готовить в формате электронных таблиц (.xls, .xlsm), корректировать при помощи макросов и затем сохранять в формате .csv.
Возможность создания шаблонов электронных писем с использованием макросов в случаях, когда письма включают стандартный текст, в том числе, содержащийся в адресной книге – удобное средство для осуществления массовой рассылки писем большому количеству адресатов, что существенно ускоряет рассылку.
Предложены рекомендации для осуществления персонализированных массовых рассылок при автоматизации бизнес-процессов в судоходных компаниях.

Особливість менеджменту в судноплавній компанії полягає в територіальній віддаленості об'єктів управління (судів) від офісу компаній. Для того, щоб управління віддаленими об'єктами було ефективним, повинен бути організований оперативний обмін інформацією між суднами та офісом. Тільки в цьому випадку офіс (і судна) можуть адекватно реагувати на ситуації, які відбуваються, і швидко виробляти рішення.
Використання інформаційних систем стало невід'ємною складовою діяльності судноплавних компаній. Вартість таких систем досить висока, і не всі вони дозволяють автоматизувати відправку великої кількості однотипних електронних листів. Спеціально для цих цілей можна використовувати масові розсилки, які здійснюються за допомогою поштових програм. Як приклад, розглядається масова розсилка засобами програми The Bat !. Ця програма надає, крім інших, наступні можливості: створювати швидкі шаблони з текстом документа; використовувати макроси в шаблонах для персоналізації листів з використанням інформації з різних джерел; імпорту та експорту даних в (із) адресної книги.
При масовій розсилці на судна електронних листів, наприклад, оновлень документів SMS (Safety management system), слід підготувати інформацію, яка буде включена в повідомлення електронної пошти: назви судів, електронні адреси, прізвища та імена відповідальних осіб, їх посади та ін.
У даній поштовій програмі також передбачена можливість імпорту даних з файлу з розширенням .csv в адресну книгу. Для імпорту в поштову програму великих обсягів даних їх зручно готувати в форматі електронних таблиць (.xls, .xlsm), коригувати за допомогою макросів і потім зберігати в форматі .csv.
Можливість створення шаблонів електронних листів з використанням макросів в тих випадках, коли листи включають стандартний текст, в тому числі, що міститься в адресній книзі - зручний засіб для здійснення масової розсилки листів великій кількості адресатів, що істотно прискорює розсилку.
Запропоновано рекомендації для здійснення персоналізованих масових розсилок при автоматизації бізнес-процесів в судноплавних компаніях.

Management of shipping companies has the distinction of operating remote objects (vessels) from shore-based offices. In order to achieve efficiency in the process prompt information exchange between vessels and a company ought to be established. This is the only way to ensure adequate and quick responses to situations that require two-way communication and immediate solutions.
Information systems are used for collection, structuration, storage and communication of information. Their usage became an integral part of shipping companies’ activities. While the cost of such systems is quite high and potentially prohibitive for smaller companies not all of them allow to quickly send large numbers of identical messages. This can be achieved by using e-mail clients and mass mailing. This article shows an example of mass mailing using “The Bat” email client. The program provides, among others, the following features: quick templates that allow to save the main body of a text, macros that allow to personalize template-based messages, address book export and import.
In order to do mass mailing to vessels, i.e. for an SMS (Safety Management System) update, the following information should be prepared for inclusion in a letter: vessels’ names, e-mail addresses, full names of addressees and their positions etc.
The program can import data from an .csv file into its address book. In order to get an .csv file relevant data should be prepared beforehand. The preparation can be done using electronic tables (such as .xls, .xlsm), which allow to use macros for gathering, cleaning, organizing and consolidating data. After the preparation data be saved in the necessary format for importing.
Using macros with address book data and templates allows to combine unchangeable text with variables creating letters varying from one addressee to another. The possibility provides a useful tool for mailing a large number of similar letters to any number of recipients and what is most important – doing it quickly.
The article includes recommendations for personalized mass mailing implementation which can be used for automating business processes.